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文档管理系统对于企业来说有哪些作用？

2022-08-08 18:56:00 【InfoQ】

随着企业信息化程度的不断提高，企业使用电子文件的频率也日益频繁。高端、高质量的文件管理系统因其独特的优点而倍受企业和企业领导的关注与信赖。

那么在商业中，文件管理系统都有什么好处？企业该如何做，使用什么样的的文档管理系统才能更够做好文档管理？这是一个企业在当今信息爆炸时代下如何提升自己的竞争能力，必须要考虑的问题。

文档的含义

从构成的角度来说，它可以是一种电子记录工具，也可以是一种用来记录信息的纸。

然而，从价值的角度来看，文档是企业生产经营的唯一线索。

所以，要使整个线索具有连续性和系统性，就需要对档案进行有效的管理。而文档管理是实现文件管理的关键。

文件管理系统的优点

一、简单易用可拓展

文档管理系统是一个高品质的文件管理系统，它能让企业在必要和紧急的时候，将文件集中存储。另外，一个高质量的文件管理系统还具有很强的扩展性，这就意味着当需要发生改变时，企业可以很容易地增加新的特性，从而使新的过程和各个部门的管理更加简单。

二、强大的管理能力，节约时间

我们了解到，文件管理系统的工作流程是按照公司的规定来进行的，它可以对文件进行限制，也可以对文件进行分类，节约时间，让雇员进行更有价值的工作。

三、具备信息整合的能力

先进的技术文件管理系统能将各个业务和业务部门整合在一起，将税务、地址、客户信函、供货商等资料集中在一处，一键就能产生需要的报表，这是一种高端技术的强大优势。

这就是文件管理的好处，所以，公司必须要注意文件的使用，每个文件都要遵守标准，因为一个产品的文件太多了，任何一个文件的缺失，都会对整个产品的发展造成巨大的影响，就像是一座房子，如果偷工减料，短时间内还好说，但时间一长，就会出问题，文件就是砖头、瓦片、钢筋，缺一不可。

文档管理解决方案

文件的管理工作并不困难，问题在于企业和个人对文件管理的态度和角色，以及利用一些文档管理工具对文件进行管理。

你认为文档只是一张纸，一堆 Doc，你肯定不会在意，但如果你以为这是你的想法和结果，你就会很珍惜。

文档管理的实质是将所有文件集中起来，能够集中、有序、高效地进行管理，从而构成了一个企业的文件知识库。

因此，基于上述的需要，一款能为企业和团队快速建立知识库的文档管理工具 Baklib显然比较符合我们的需求。以此来解决企业和个体之间的文档管理混乱、知识孤立等问题；降低成本，全面提升个人和团队的工作效率，高效的管理让办公更加简单。

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